El reto
La Fundació Aspace Catalunya, referente en la atención integral a personas con parálisis cerebral y pluridiscapacidades, ofrece acompañamiento a más de 3.250 pacientes a lo largo de todas las etapas de la vida, desde la infancia hasta la vejez.
Este alto volumen de atención, que combina servicios sanitarios, sociales y educativos, exigía una capacidad de gestión cada vez más compleja. El sistema tradicional —basado en un sistema obsoleto, papel, llamadas telefónicas y correos electrónicos manuales— resultaba insuficiente. Los programadores de citas y los equipos de atención al paciente estaban sobrecargados, dificultando la eficiencia y generando riesgos de error en la comunicación.
Las principales necesidades de Aspace eran:
- Disponer de un canal de comunicación directo con pacientes y familias, sin añadir carga adicional al equipo de programación.
- Actualizar el sistema de gestión de citas, ofreciendo a los empleados una herramienta moderna y ágil.
- Implementar comunicaciones automáticas que eliminasen la dependencia del correo, teléfono o carta.
Solución: Panel de Programación Neurona
Para responder a estos desafíos, se desarrolló el Panel de Programación Neurona, una plataforma integral que centraliza la gestión de citas, pacientes y comunicaciones en un único sistema.
Vista integral del paciente
El panel permite dar de alta a nuevos pacientes y acceder a la base de datos de CatSalut para validar su información. Cada perfil almacena citas, peticiones, documentos asociados y relaciones con familiares, ofreciendo una visión global de cada caso.
Calendario multifuncional
El sistema centraliza la agenda de pacientes y profesionales, facilitando la gestión de citas, cambios de programación y transferencias entre especialistas. Las notificaciones automáticas (SMS, correo electrónico o push a través de la app Neurona) garantizan que los pacientes estén siempre informados sin intervención manual del personal.
Comunicación interna entre profesionales
El panel incorpora un sistema de peticiones internas que permite a los equipos coordinar derivaciones, validar citas y consultar históricos de pacientes. Esto agiliza la colaboración y asegura un registro transparente de todas las interacciones.
Facturación simplificada
Cuando un profesional marca una cita como Derivada, esta se considera realizada y pasa automáticamente al circuito de facturación. De esta forma, el departamento administrativo recibe únicamente las citas efectivamente atendidas, reduciendo errores y asegurando un control riguroso del proceso. Además, el sistema permite generar justificantes de manera inmediata para pacientes o acompañantes que lo soliciten, garantizando transparencia y agilidad en la gestión.
Resultados
La implementación del Panel de Programación Neurona ha transformado la forma en que Aspace gestiona su red de atención integral:
- Optimización del trabajo administrativo, liberando a los programadores de tareas repetitivas.
- Mejora en la comunicación con pacientes y familias, gracias a un sistema de avisos automatizado y multicanal.
- Eficiencia en la coordinación interna, reduciendo errores y tiempos de validación entre profesionales.
- Gestión transparente y centralizada, con acceso inmediato a datos actualizados de pacientes y citas.
Gracias a esta solución, Aspace no solo ha modernizado su sistema de atención, sino que ha reforzado su misión: poner la tecnología al servicio de las personas con parálisis cerebral y sus familias, garantizando una atención más cercana, eficiente y humana.
